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Um "Enterprise Content Management" (ECM) und Dokumentenmanagement (DMS) ranken sich eine Vielzahl weiterer Themenbereiche.

Diese Komplexität ist zu Beginn eines Projektes nicht immer deutlich und führt oft dazu, dass ECM-Projekte scheitern, weil man solche Projekte beginnt, ohne die notwendigen organisatorischen und technischen Aspekte zu beleuchten und die "Best Practices" zu kennen.

Nachfolgend finden sie die Themenbereiche, in denen ich langjährige Projekterfahrung habe und sie bei einer erfolgreichen Umsetzung unterstützen kann.
Enterprise Content Management (ECM)
ECM bezeichnet alle Maßnahmen und Technologien, um Unternehmensdaten und -dokumente zu erfassen, zu strukturieren, aufzubewahren und für das Unternehmen langfristig erschliessbar zu machen.
Um dies zu erreichen ist es nicht hinreichend nur einen Teilaspekt des ECM zu betrachten und umzusetzen.
Dokumentenmanagement (DMS)
DMS umfasst den Teil des Document Lifecycles, in dem die Dokumente bearbeitet werden. Darin enthalten sind meist Mechanismen wie Checkout/Checkin, Versionierung und gleichzeitige Bearbeitung von Informationen.
Nachgelagert zum DMS findet häufig die elektronische Archivierung zur Langzeitaufbewahrung dieser Dokumente statt.
Elektronische Archivierung und Compliance
Die Langzeitarchivierung zur Wahrung regulatorischer Anforderungen umfasst die Wahl eines geeigneten Dokumentenformats, eines entsprechend ausgelegten Speichersystems und einer Vielzahl organisatorischer Fragestellungen.

In bestimmten Branchen sind zudem zusätzliche Vorgaben zu beachten, z.B. Maschinenbau, Defence, Pharma etc.
Workflow-/Prozessmanagement
Einen bestehenden Prozess einfach in einem Tool abzubilden ist oft "zu kurz gesprungen".
Vielmehr sollte man die bestehenden Abläufe anschauen, auf den Prüfstand stellen und Optimierungspotentiale, die sich durch den Einsatz einer Software ergeben, gezielt nutzen.
Neben dem Klassiker "Rechnungseingangsverarbeitung" können so viele Geschäftsprozesse sinnvoll abgebildet werden.
(Social) Collaboration
Das gemeinsame Arbeiten an Informationen und Dokumenten steht hier im Vordergrund. Im Gegensatz zum klassischen Dokumenten Management aber nicht im Rahmen strukturierter Prozesse, sondern in Blogs, Wikis und Teamrooms. Über einen Activity Stream wird man informiert, sobald interessante Informationen entstehen oder sich ändern.
Unternehmen können auf professionelle Art die Mechanismen nutzen, die soziale Medien heute bieten - ideal besonders für verteilte Teams.
Enterprise Search
Viele Unternehmen haben sich viele Gedanken darüber gemacht wie sie ihre Daten und Dokumente geeignet ablegen können.
Oft ist bei diesen Überlegungen aber der Aspekt zu kurz gekommen, wie man diese - meistens in unterschiedlichen Systemen befindlichen Informationen - mit einer übergreifenden Suchmöglichkeit erschliessen kann.
Ich höre häufig: "Wir wollen so was wie Google für unsere Unternehmensdaten."
SAP-Archivierung
SAP hat einen Standard für die Archivierung von SAP Daten und Dokumenten definiert: ArchiveLink.
An diesem Standard orientieren sich nahezu alle Anbieter, manche haben zusätzliche Features in ihre Produkte zur weiteren Integration von ECM-Systemen integriert.
SAP-Archivierung kann sowohl der Entlastung des SAP-Systems, als auch der rechtssicheren Ablage der darin befindlichen Daten dienen.
Mailarchivierung
Das Archivieren von Mails dient drei unterschiedlichen Zielen: Wahrung von rechtlichen und juristischen Anforderungen (Emails zwischen Unternehmen haben Handelsbriefcharakter), Entlastung der Mailsysteme und schlussendlich Nutzung der in Mails befindlichen Informationen für Unternehmenszwecke, z.B. im Rahmen einer Kunden- oder Lieferantenakte.
Input Management (Scannen und COLD/EDI)
Man unterscheidet hier zwischen dem Scannen und inhaltlichen Erschliessen von Papierbelegen mittels OCR und inhaltlicher Analyse und dem Verarbeiten von elektronisch vorliegenden Datensätzen, z.B. COLD-Daten oder EDI.
In jedem Fall sind eine gute Lösung für die Extraktion der Metainformationen und Bestimmung eines geeigneten Zielformats entscheidend für den späteren Informationswert.
Output Management
Der in einem Collaboration System oder ECM System befindliche Content kann über verschiedene Ausgangskanäle mittels Output Management weiterverarbeitet werden.
Klassische Anwendungsfälle sind Formulardruck oder die Weitergabe von Informationen in elektronische Medien.